Трудности пунктуации в письменной деловой речи

Как расставить знаки препинания в первой фразе договора, содержащей обозначения договаривающихся сторон?

Правильным является такой вариант расстановки знаков препинания в этой фразе: Государственное предприятие «Общение», именуемое в дальнейшем «Предприятие», в лице генерального директора Поповича Александра Михайловича, действующего на основании Устава, с одной стороны и гражданин Российской Федерации Бабкин Иван Васильевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем...

Обратите внимание на то, что в этой фразе слова с одной стороны и с другой стороны выступают в функции обстоятельства и не являются вводными, а значит и не требуют выделения знаками препинания.

Нужна ли запятая после слов «С уважением» в конце делового письма?

После слов «С уважением» принято ставить запятую, несмотря на то что правила правописания не регламентируют этот случай.
Например, корректно:

С уважением,
главный бухгалтер ООО «Морской пейзаж»
Д. О. Иванцева

Нужна ли точка после подписи в деловом письме?

Точка после подписи в деловом письме не ставится. В документах, в том числе в деловых письмах, подпись выступает в функции так называемого реквизита (обязательного элемента), не составляющего законченного предложения.

Следует отметить, что в газетных и журнальных сохраняется традиция ставить точку после подписи автора, если подпись располагается после основного текста статьи.

Что ставить после обращения Уважаемый господин Иванов – восклицательный знак или запятую?

Первая фраза делового письма – обращение – может заканчиваться восклицательным знаком или запятой. В случае если стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы. Если стоит восклицательный знак – пишем первое предложение с прописной.

Какие слова нужно и какие слова не нужно обособлять?

Разобраться в этом поможет «Справочник по пунктуации» , опубликованный на нашем портале. Он составлен на основе наиболее частых вопросов посетителей «Справочного бюро».

Бо́льшая часть примеров подписей из этого совета

Многие из вас видели что-то такое:

или такое:

иногда даже такое:

иногда встречается и такое:

Эти подписи на шкале хорошо-плохо где-то между «плохо» и «полная катастрофа». Мой пост о том, как делать правильно.

Почему это важно

Подпись - такая же неотъемлемая часть письма, как тема, письмо и вложения. Все вместе они влияют на восприятие письма, создают определенную тональность и что-то сообщают об адресанте. Неудачная подпись может испортить впечатление от очень внимательно написанного письма, поэтому на неё нужно обращать не меньшее внимание, чем на само письмо.

Хорошая и плохая подпись

Я уверен, что для подписи в личных письмах достаточно имени и фамилии, а иногда и просто имени. Все нижеперечисленное относится к рабочей переписке, где не всегда можно обойтись только именем и фамилией.

Я бы ориентировался вот на такие моменты:

1. Подпись должна быть на языке ваших адресатов
   Если пишете на английском - подпись на английском, пишете на русском - подпись на русском. Никаких Best regards и Senior Java Developer в русскоязычной переписке.
2. Сначала имя, потом фамилия
   Писать наоборот, - сначала фамилию, а потом имя - очень формальный стиль. К нему хочется сразу дописать и отчество. Само имя пишите так, как вас следует называть. Внимательные люди будут называть именно так как написано: Света, Даниил, Ася, Маргарет, Митя, Наталия. (см. )
3. В подписи не должно быть очевидного
   Не надо подписывать, что [email protected] - это эл. почта, знак @ однозначно говорит: «Это - адрес электронной почты». Да и вообще сам адрес эл. почты вообще не нужно писать, он же вот, перед глазами у адресата.
   Если сайт расположен на том же домене, что и электронная почта, то его тоже можно не указывать. Ваши читатели не глупые и поймут, что у компании с почтой [email protected] сайт ptsecurity.com. В некоторых компаниях принято перечислять все сайты в подписи сотрудников, не надо так.
   Если без сайта никак нельзя обойтись, тогда из ссылки нужно хотя бы убрать http:// и www.
4. Телефон - только личный
   Если указываете телефон, то только мобильный или городской с добавочным, общий телефон компании лучше не указывать.
   Факс тоже лучше не указывать.
5. Без «С уважением»
   Ваши адресаты чувствуют, что вставка в подпись каждого письма «С уважением» не имеет ничего общего с уважением. Вместо этого штампа лучше проявить настоящее уважение и написать удобное для читателя письмо: сформулировать говорящую тему, написать короткое структурированное письмо, ввести в курс дела, приложить все ссылки и файлы, а также явно указать, что вы от человека хотите.
6. Указывать понятную должность
   Очень часто в подпись вставляют должность адресанта, само по себе это не проблема. Однако иногда должность человека неговорящая: специалист, инженер, оператор. В этом случае лучше дополнить формальную должности реальной ролью: Старший специалист → Старший инженер поддержки, Менеджер продукта → Менеджер Яндекс-карт».
7. Не указывать и должность, и отдел
   Нужно стараться не увеличивать подпись без необходимости и указывать что-то одно: или должность, или отдел. Часто можно совместить отдел и должность: вместо длинной комбинации «Отдел технологий разработки + инженер» написать «devops-инженер».
8. Не нужно писать всю оргструктуру
   Если вам нужно указать отдел, то не нужно указывать всю организационную структуру до своего отдела включительно:
   Группа разработки систем машинного обучения
   Отдел перспективных технологий
   Департамент исследований и разработки
9. Не нужно рекламы почтовых программ и устройств
   Подпись - это часть вашего письма, не оставляйте в ней «Отправлено с моего айфона» или «Отправлено из AquaMail для Андроида
   http://www.aqua-mail.com ».
   На самом деле продакт-менеджеры мобильных почтовых клиентов повышают свои метрики и зарабатывают свою премию за счет ваших писем и ваших читателей. Для читателей такая подпись выглядит то ли как хвастовство «Смотри, у меня новый айфон», то ли как неуважение «Мне лень потратить одну минуту на настройку подписи».

1. Никакого форматирования
   Форматирование привлекает слишком много внимания к подписи и отвлекает от письма. Лучше не использоваться в подписи курсив, полужирное начертание, подчеркивание, выделение цветом, в том числе бледно-серым. Кажется, что бледно-серый приглушенный и его не будет видно, на самом же деле любое изменение цвета видно само по себе. См. иллюстрацию на полях.
   Хуже всего выглядит яркий красный текст.
2. Никаких картинок или логотипов
   Не нужно вставлять логотипы компании, продуктов, конференций и митапов, красивые кнопки подписки, логотипы социальных сетей. Как и форматирование картинки привлекают слишком много внимания к письму, а кроме этого могут ещё и сломаться, будет совсем некрасиво (см. ).
3. Подпись отделяется от письма двумя пустыми строками
   Подпись достаточно отделить пустым место, без всяких линий и черточек. В технологических компаниях существуют люди, которые знают про RFC на эл. почту, где написано, что подпись отделяется двумя дефисами и пробелом. Я бы с ними не спорил.

Но вообще, даже в корпоративной подписи обычно достаточно имени с фамилией и изредка должности.

Примеры хорошей подписи

Вот несколько примеров, которые я считаю допустимыми.

Для совсем небольшой команды:

Михаил Озорнин

Для большой компании с множеством проектов:

Михаил Озорнин
Дизайнер в проекте Apple Don’t Watch

Подпись для тех, кто часто пишет наружу.

Согласно правилам этикета, письма принято подписывать определённым образом. Не является исключением и электронная корреспонденция. В статье рассматривается такая необходимая вещь, как подпись в электронном письме: примеры для разных целей переписки, варианты на английском языке и настройка этой функции в различных сервисах.

Что такое подпись в и-мэйле?

Если вы смутно понимаете, о чём речь, то откройте сайт, где у вас заведён электронный почтовый ящик. Нажмите кнопку «Написать письмо» и взгляните в левый нижний угол. Там вы увидите, скорее всего, своё имя. Это и есть подпись, выставленная по умолчанию, то есть автоматически. Её можно убрать и отправить письмо без неё. Но это будет выглядеть невежливо по отношению к адресату, особенно в ситуации бизнес-общения. Ещё можно добавить нужный текст вручную, но это слишком хлопотно. Гораздо проще настроить нужные шаблоны и пользоваться ими, меняя свою подпись в электронном письме. Пример можно привести простой: для деловой переписки используется формулировка: «С уважением, Иванов И. И.», а для личных писем фраза: «До скорого!» Можно создать множество вариантов, меняя их в зависимости от целей коммуникации и просто вашего настроения. Помимо имени и фамилии, подпись в и-мэйле может содержать массу любых других данных.

Для чего она нужна?

Отличным средством продвижения бизнеса может стать грамотно составленная подпись в электронном письме. Примеры для Ф.И.О., должность, контакты для связи, предлагаемые услуги и продукция, адрес веб-сайта и многое другое.

В личном письме подписью может служить ваше имя или никнейм, пожелание адресату, забавная фраза, некая глубокомысленная цитата, которую вы рассматриваете как свой девиз, ссылка на блог и тому подобное. Здесь предназначением подписи будет выражение вашей индивидуальности, установление доверительных отношений с партнёром по переписке.

Подпись размещается после основного текста письма, начинается с заглавной буквы и выравнивается по левому краю. Цели, для которых составляется этот короткий текст в конце электронного письма, могут быть разными. В зависимости от них применяются и определённые правила.

Деловые подписи

Соответствие выбранному стилю речи и назначению коммуникации - этими двумя качествами должна обладать правильная подпись в электронном письме. Примеры:

• С уважением.
• С надеждой на продуктивное сотрудничество.
• С надеждой на выполнение просьбы.
• С благодарностью за содействие (сотрудничество).
• Искренне ваш (ваша).
• С наилучшими пожеланиями.
• Всегда рады оказать услугу.
• Ждем с интересом ваше предложение.
• Мы уверены, что недоразумение в ближайшее время будет улажено и т. п.

Личные подписи

Здесь уже нет строгого регламента, и разнообразие вариантов ограничивается только фантазией автора письма. Буквально что угодно, от вдохновляющих афоризмов до забавных и несуразных фраз, может содержать оригинальная подпись в электронном письме. Примеры:

• Спасибо за внимание.
• Жду ответа, как соловей лета.
• Целую в нос, твой Барбос.
• Чао-какао.
• Жму руку (лапу, лапку и т.п.).
• С пожеланием прекрасной погоды.
• С отличным настроением.
• С оптимизмом (или наоборот - с пессимизмом).
• Продам гараж.

В общем, вариаций можно придумать много, если вы переписываетесь с другом или приятелем, который точно оценит ваше чувство юмора.

На английском

У людей, сотрудничающих с иностранными компаниями или просто ведущими переписку с приятелями из-за рубежа, может возникнуть необходимость изучить варианты подписи в и-мэйле. Английский также предполагает использование фраз-клише. Примеры:

• С наилучшими пожеланиями - best regards.
• Искренне ваш (ваша) - yours sincerely.
• С уважением - yours truly, yours faithfully.
• С нетерпением жду (ждём) ответа - looking forward to hearing from you.

Кроме устоявшихся и необходимых в бизнес-этикете фраз, можно использовать и что-то более интересное. Для личной переписки подойдёт и будет уместна забавная, тёплая или в электронном можно привести такие:

• Warmly - с теплотой.
• Take care - береги себя.
• Bye for now (‘Til next time) - до скорого, до встречи.
• Write soon - жду ответа.
• Hugs - обнимаю.
• (With) Love - с любовью (может быть использовано не только в письмах к возлюбленным, но и к близким друзьям, родным).
• Lots of love - с большой любовью.
• Kisses (XOXO) - целую.
• Happiness is a choice - счастье - это выбор.
• Always in my thoughts - думаю о тебе.
• Season"s blessings (greetings) - поздравляю с праздниками.
• Rock on - продолжай отрываться.
• Shine on - сияй, светись.
• May the Force be with you - да пребудет с тобой Сила (намёк на фильмы «Звёздные войны»).
• See you in the inbox - до встречи во «Входящих сообщениях».

Если вы уже загорелись желанием настроить несколько разных подписей в своей почте, то сейчас самое время посмотреть, как это сделать.

Как настроить подпись в Microsoft Outlook

Если вы используете эту для получения и сортировки писем и ответа на них, то настройка подписи должна производиться в «Настройках». Последовательность действий зависит от года выпуска программы. В давнишних версиях (2003 или 2007) нужно открыть вкладку «Инструменты», выбрать в ней пункт «Настройки», а далее - «Формат почты» и «Подпись». В самой последней версии программы (2010/2013) необходимо сначала зайти на вкладку «Файл», и оттуда выбрать: «Настройки» - «Почта» - «Подписи».

Теперь рассмотрим, как добавить или изменить подпись в электронном письме. Outlook иногда предлагает сначала выбрать адрес своего ящика, а затем перейти к созданию подписи. Нажмите слово «Новая», чтобы приступить. Если создаёте несколько вариантов, то каждому из них нужно дать имя, например «для бизнеса», «краткая», «личная», «смешная» и т. п.

Нажав кнопку «Редактировать», можно печатать в соответствующем поле свой текст, менять его шрифт, размер, цвет, добавлять ссылки на сайты, контактные данные и всё, что посчитаете нужным. Затем созданную подпись нужно сохранить и включить функцию её использования. Если вы сделали несколько вариантов подписи, то можно вставлять их в текст завершённого письма вручную, нажав «Вставка» - «Подпись».

Очень удобна функция "Настроить" для того, чтобы только иногда появлялась автоматически подпись в электронном письме. Пример: отправив и-мэйл, вы вступаете в переписку с человеком. Благодаря настройкам ваша подпись появится только в самом первом послании, а далее в переписке с этим адресатом шаблон отображаться уже не будет. Это поможет избежать перегруженности и выделить существенную информацию. А кроме того, вы проявите вежливость, поскольку мало кого радуют длинные автоматические подписи после каждого короткого и-мэйла.

Если вы не пользуйтесь почтовыми программами, то можете настроить варианты подписи прямо на сайте, где у вас заведён электронный ящик. Рассмотрим 3 варианта.

Как настроить подпись в Gmail

Зайдя в аккаунт, кликните по имени своего электронного ящика. Далее выберите «Настройки». В самом конце списка вы найдёте раздел «Подпись». Здесь нужно выбрать один из двух читбоксов. По умолчанию у вас, скорее всего, стоит «Без подписи». А нужно отметить другой вариант, под которым расположено диалоговое окно текстового редактора. Сделав это, можно создавать свою подпись в электронном письме. Образец: «С наилучшими пожеланиями, (ваше имя)».

Через графический редактор можно добавить ссылку, картинку, маркированный (нумерованный) список и т. д. Но увлекаться форматированием не рекомендуется, особенно в деловой подписи.

Как настроить подпись в Mail.ru

Здесь схема действий примерно та же. Нужно зайти в свой электронный ящик, наверху выбрать меню «Настройки» (при необходимости сначала кликнув по кнопке «Ещё»), затем перейти на «Имя отправителя и подпись». Здесь можно задать три варианта и того, и другого. Один вариант вы выберете по умолчанию, и он будет вставляться автоматически в письмо. Существует ограничение - 255 символов. Этот лимит не может превышать ваша подпись в электронном письме. Пример: Ф.И.О., должность, номер телефона, адрес сайта - эти данные должны вполне уместиться в данное количество знаков. Можно также задать расположение подписи перед или после цитируемого текста. Но, как уже упоминалось, удобнее её вообще удалять, когда ведёте переписку.

Как настроить подпись в «Яндекс.Почте»

На сайте под списком папок с вашей корреспонденцией вы найдёте меню. Выберите в нём пункт «Настроить», затем «Информация об отправителе». Здесь также появится окошко где можно набрать нужный текст и оформить его различными способами. Можно отметить, где будет располагаться подпись в электронном письме. Пример: сразу после ответа (то есть после написанного вами текста) или в самом низу письма (то есть после всей истории переписки).

Настроить подпись для и-мэйла совсем нетрудно, но вот придумать текст - задача посложнее. В идеале подпись для деловой переписки должна быть максимально краткой, информативной и вежливой. Для личных писем хорошо придумать что-то, отражающее вашу индивидуальность и приятное друзьям.

18 156 746 0

Работник любой сферы рано или поздно сталкивается с проблемой написания делового письма. Главный вопрос – как начать и как закончить? Многие сайты предлагают основные правила и примеры, уделяя мало внимания завершительной части документов.

Письмо должно быть идеальным во всем. Даже малейшее несоблюдение правил может навредить вашему авторитету или престижу фирмы.

В краткой форме предлагаем ознакомится с главными правилами деловых писем и более подробно остановимся на заключительной части официального письма.

Вам понадобятся:

Главные правила деловых писем

1. Оформляя письмо, помните, что выражаете не собственный взгляд, а выступаете от имени юридического лица (учреждения, организации или предприятия).
2. Вы обязаны четко представить результаты, которых нужно достичь с помощью этого письма, и эффективно использовать все возможности текста.
3. Четко определите план изложения, выделив информацию на вступление, основную часть или концовку.
4. Во вступлении, после обращения, подготавливаем адресата к восприятию. Это может быть краткое изложение событий, обусловивших возникновение документа. Основная часть содержит изложение сути проблемы с необходимой аргументацией (объяснение, цифровые расчеты, ссылки на законодательные акты).

Более эффективный и простой для восприятия текст, в котором, сначала, изложены предложение, просьба или требование, потом – аргументация, а вступительная часть вообще отсутствует.

Часть концовки - приложения

Определенные документы имеют приложения, которые дополняют, разъясняют, или детализируют отдельные вопросы. О них обязательно отмечают в конце письма, отступая от последнего абзаца несколько строк.

Способы оформления приложений:

1) Приложения, о которых упоминается в тексте, то отметку об этом оформляют так:

Приложение: на 5 стр., в 3 экз.

2) Приложения, не указанные в тексте, необходимо перечислить, обязательно указав название, количество страниц в каждом приложении и количество экземпляров.

Приложение: «Акт оценки стоимости незавершенного строительства», на 2 стр., в 3 экз.

3) Иногда приложений несколько. Тогда они перечисляются по названиям и нумеруются. При большом количестве приложений отдельно составляется их список, а в письме после текста отмечают:

Приложение: согласно списку на … стр.

Копии документов приложите к письму в том порядке, в котором они были пронумерованы в приложении.

Приложение, как правило, подписывают руководители структурных подразделений. В случае, когда приложения сброшюрованные, нет необходимости указывать количество страниц.

Вежливость и корректность - основа концовки

Есть различные варианты построения концовки. Это зависит от того, о чем говорилось в письме.

Наиболее употребляемые примеры завершения:

1) Повторить благодарность, оказанную в начале или просто поблагодарить за помощь:

Еще раз благодарим Вас …

Позвольте еще раз поблагодарить Вас …

Хотим еще раз выразить свою искреннюю благодарность …

Спасибо за помощь …

2) Выразить надежды:

Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодной …

Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас …

Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество …

Надеюсь, что вскоре смогу лично смогу встретиться с Вами …

Надеюсь получить Ваш ответ в ближайшее время …

3) Уверение адресата (обычно, психологически положительно действует на адресата):

Уверяем, что Вы вполне можете рассчитывать на нашу поддержку…

Мы будем рады сотрудничать с вами …

Был бы рад сотрудничать с Вами и жду Вашего ответа …

4) Просьба:

Просим внимательно ознакомиться с материалами и дать ответ…

Просим Вас срочно сообщить …

Просим срочно принять меры по улучшению ситуации …

Прошу позвонить мне в любое удобное для Вас время …

5) Повторение уже высказанного извинения за неудобства:

Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства …

Искренне просим прощения за эту вынужденную задержку с оплатой …

Прощание

1) В официальной переписке прощаться можно по-разному:

С уважением…

С уважением и наилучшими пожеланиями…

С искренним к Вам уважением…

Желаем успехов.

2) Если вы хорошо знакомы с адресатом или успешно сотрудничаете с ним, то можете закончить письмо дружественными фразами (не панибратскими):

Искренне Ваш…

С наилучшими пожеланиями…

С благодарностью и наилучшими пожеланиями.

Заканчивать документ можно и не используя эти конструкции!

Английские особенности завершения писем

1. Обычно заканчивают официальное письмо так: Sincerely Yours (Искренне Ваш) или просто Yours (Ваш) и подписью, указывая под ней вашу фамилию и должность.
2. Чтобы не ставить вашего партнера в трудное положение и не заставлять делать предположения относительно вашего пола, потрудитесь написать свое имя полностью, то есть не P.R.Dovzhenko, a Pavel Dovzhenko.

Подпись

Чиновники подписывают документы в пределах своей компетенции.

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.

Директор завода «Мрамор» (подпись) А.Б.Коваль

Документы, которые заключаются в учреждениях, действующих по принципу единоначалия, подписывает одно должностное лицо (руководитель, заместитель или работник, которому это поручено).

На документах коллегиальных органов (протоколах, решениях) ставят две подписи (главы и секретаря). Распоряжение подписывает руководитель.

Две и больше подписи ставят на документах, за содержание которых отвечает несколько человек:

• Денежно-финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер;
• соглашения подписывают представители договаривающихся.

Подписи нескольких лиц на документах располагают друг под другом в последовательности, соответствующей служебной иерархии.

Директор (подпись) С.П.Антонюк

Главный бухгалтер (подпись) В.Т.Дудко

Если документ подписывает несколько лиц, занимающих одинаковую должность, их подписи необходимо располагать на одном уровне.

Директор завода «Луч» Директор завода«Свет»

(подпись) В.Р.Сахно (подпись) Л.П.Котов

Подпись начинается с инициалов (ставятся перед фамилией), далее фамилия. Расшифровывание подписи в скобки брать не надо!

Печать

На некоторых документах, для закрепления юридической силы, ставят оттиск печати: договора, указы, заключения, .Оттиск должен захватывать часть наименования должности и личную подпись.

Дата

Дату ставят ниже подписи слева.

Официальное письмо датируют днем его подписания или утверждения руководителем учреждения.

Существует общепринятый порядок датировки:

1. Элементы даты пишут в одной строке тремя парами арабских цифр в порядке последовательности: день, месяц, год;
2. если порядковый номер дня или месяца является числом первого десятка (от 1 до 9), то перед ним ставят ноль: 03.01.15 .
3. Слово год, сокращение г . не ставят.

• По окончании, проверьте письмо на грамматические ошибки и проследите, нет ли ничего лишнего.
• Дайте прочитать письмо коллеге или, если возможно, руководителю. Взгляд со стороны поможет определить недостатки, которые могли бы не заметить.
• Не забудьте указать свой телефон/адрес электронной почты. Это часто оказывается необходимым для быстрого решения проблемы, указанной в письме.
• Кроме общих универсальных требований и правил оформления, надо учитывать, что каждый вид документа имеет свои особенности оформления.

Помните, что не все документы имеют полный перечень перечисленных выше реквизитов, а только определенный набор тех, которые обеспечивают юридическую силу и полноту именно это типа документа.

Удачных вам сделок и желаемых ответов!

Частые "вопросы-ответы"

Что приятного написать в конце делового предложения?

Не употребляйте в завершающей стадии слова и фразы, которые можно посчитать манипуляциями («надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «заранее спасибо за ответ», «будем ждать вашего ответного письма» и т.д.).

Что писать в конце письма "с наилучшими пожеланиями" или "с уважением"?

Однозначно, "с уважением", нужно придерживаться делового стиля общения.

Что обычно пишут в конце письма, если просят скорее ответить?

В деловом письме в этом роде ничего не пишут.

Что написать в подписи электронного письма: "с уважением" или "с наилучшими пожеланиями"?

"С уважением".

Чем заменить подпись "с уважением"?

" При всем уважении", "С почтением".

Чем закончить письмо-презентацию?

Поблагодарить за внимание.

Как по-другому написать "хотел бы уведомить"?

"Хотел бы сообщить", "известить", "проинформировать", "объявить", "довести до сведения".

Фраза: "Закончу свой отчет словами", правильная?